Как подавать декларацию СОУТ через Госуслуги с 1 марта 2027 года

По состоянию на 7 сентября 2026 года работодателям необходимо учитывать одновременно два режима подачи декларации соответствия условий труда. До 28 февраля 2027 года включительно действует нынешний порядок, допускающий бумажное и электронное представление документа. С 1 марта 2027 года вступят в силу изменения, по которым декларация будет направляться только через личный кабинет на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Новый механизм установлен приказом Минтруда России от 10 июня 2026 года № 246н, зарегистрированным в Минюсте России 2 сентября 2026 года за № 88123. Документ изменяет приказ Минтруда России от 17 июня 2021 года № 406н. Работодателю важно воспринимать реформу не как простую замену бумажного конверта электронной формой. Портал будет работать с данными, уже находящимися в государственных информационных системах, поэтому несогласованность отчета о СОУТ, перечня рабочих мест и сведений в декларации станет самостоятельным источником отказа.

Что именно изменится с 1 марта 2027 года

В действующей до 1 марта 2027 года редакции пункта 2 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России № 406н, декларацию можно передать в государственную инспекцию труда лично либо направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Пункт 3 также позволяет подать электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, через форму на официальном сайте Роструда.

После вступления в силу приказа Минтруда России № 246н декларацию потребуется подавать в территориальный орган Роструда по месту нахождения работодателя посредством специальной электронной формы в личном кабинете на Госуслугах. Положения о личной передаче документа, почтовом отправлении и подаче через сайт Роструда утратят силу.

Само право работодателя декларировать соответствие условий труда не отменяется. Изменяется административный маршрут документа и усиливается автоматизированная проверка его содержания.

Какие рабочие места можно включать в декларацию

Базовые условия декларирования закреплены в части 1 статьи 11 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». Декларация подается в отношении рабочих мест, на которых при идентификации не выявлены вредные или опасные производственные факторы, а также рабочих мест, где по результатам исследований и измерений условия труда признаны оптимальными или допустимыми.

Из этого правила есть исключения. В декларацию нельзя включать рабочие места, перечисленные в части 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ. Для предстоящего электронного контроля особенно важны две группы:

• рабочие места работников, профессии, должности или специальности которых входят в списки, применяемые для досрочного назначения страховой пенсии по старости;
• рабочие места, работа на которых дает право на гарантии и компенсации за вредные или опасные условия труда.

Ориентироваться только на итоговый класс условий труда недостаточно. Перед формированием декларации комиссии следует сопоставить наименование должности, фактические обязанности, применяемые пенсионные списки и основания предоставления гарантий и компенсаций. Если должность относится к исключениям, включение рабочего места в электронную форму приведет к отказу даже при попытке объяснить ситуацию после отправки.

Еще одно правило действующего пункта 5 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России № 406н, касается аналогичных рабочих мест. Если декларация подается хотя бы в отношении одного рабочего места, признанного аналогичным, в документ включаются сведения обо всех аналогичных ему рабочих местах. Поэтому реестр аналогичных мест в отчете и состав декларации должны совпадать.

Четыре основания для отказа в принятии декларации

С 1 марта 2027 года пункт 6 Порядка будет содержать закрытый перечень оснований для отказа. Отказать по иной причине территориальный орган Роструда не сможет. Однако каждое из четырех оснований связано с качеством подготовки СОУТ и исходных данных работодателя.

1. Недостоверные данные в электронной форме

Речь идет не только об очевидно ложных сведениях. Практический риск создают ошибки в наименовании организации, адресах, реквизитах отчета, номерах и названиях рабочих мест, а также расхождения между электронной формой и результатами СОУТ. Перенос данных вручную без контрольной сверки увеличивает вероятность отказа.

2. Рабочее место относится к пенсионным спискам

Основание соотносится с пунктом 1 части 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ. Проверять следует не бытовое представление о «льготной профессии», а применимость соответствующих списков к конкретной должности и фактически выполняемой работе. Особенно внимательно нужно анализировать переименованные должности и позиции, по которым кадровое наименование отличается от формулировки в нормативном перечне.

3. За работу предусмотрены гарантии и компенсации

Основание связано с пунктом 2 части 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ. Ошибка возникает, когда составитель видит допустимый класс в карте СОУТ, но не проверяет правовую историю рабочего места и основания предоставляемых работнику гарантий. Здесь требуется совместная сверка специалиста по охране труда, кадровой службы и лица, отвечающего за оплату труда.

4. Во ФГИС СОУТ отсутствует соответствующий отчет

Согласно части 2 статьи 7 Федерального закона № 426-ФЗ, результаты СОУТ могут применяться при условии, что сведения о них внесены в Федеральную государственную информационную систему учета результатов проведения специальной оценки условий труда. Поэтому наличие подписанного бумажного отчета у работодателя само по себе не гарантирует прием декларации.

Перед отправкой нужно проверить не факт передачи файлов исполнителем, а наличие корректных сведений об отчете и конкретных рабочих местах в информационной системе. Если данных нет либо они загружены с ошибкой, сначала следует урегулировать вопрос с организацией, проводившей СОУТ, и только затем направлять декларацию.

Какие сроки останутся обязательными

Приказ № 246н не отменяет срок представления декларации, установленный пунктом 4 Порядка по приказу Минтруда России № 406н. Работодатель подает ее не позднее тридцати рабочих дней со дня внесения сведений о результатах СОУТ во ФГИС СОУТ по соответствующим рабочим местам.

Отсчитывать этот период от даты утверждения отчета комиссией неправильно. Для контроля срока работодателю необходимо получить подтверждение даты внесения сведений в государственную систему. Ее следует включить в контрольную карточку процедуры наряду с датой утверждения отчета, датой ознакомления работников и плановой датой подачи декларации.

С 1 марта 2027 года при наличии основания для отказа территориальный орган Роструда должен уведомить работодателя через Госуслуги не позднее десяти рабочих дней со дня поступления декларации. Кроме того, обновленный пункт 4 Порядка формирования реестра предусматривает внесение сведений о декларации в реестр в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее подачи.

Это два разных срока и два разных события. Отсутствие уведомления об отказе не следует автоматически приравнивать к появлению записи в открытом реестре. Ответственному работнику нужно контролировать входящие сообщения на портале и отдельно проверять статус декларации в реестре.

Почему переход на Госуслуги требует подготовки заранее

Источник риска находится не в самой электронной форме, а на стыке нескольких процессов: проведения СОУТ, передачи отчета во ФГИС, кадрового учета, распределения полномочий в личном кабинете и контроля входящих уведомлений. Если хотя бы один элемент не настроен, декларация может быть направлена с ошибкой или остаться без реакции после отказа.

Работодателю целесообразно проверить подтвержденную учетную запись организации, возможность входа уполномоченных работников, актуальность сведений о руководителе и полномочия на совершение необходимых действий. Не стоит ждать февраля 2027 года: технические и организационные затруднения безопаснее выявить до возникновения тридцатидневного срока подачи конкретной декларации.

Если компания только планирует проведение специальной оценки условий труда, требования к будущему декларированию следует учитывать уже при подготовке перечня рабочих мест. Корректные наименования, идентификационные номера и признаки аналогичности уменьшают объем ручной сверки после утверждения отчета.

Критическая ошибка — передать всю электронную процедуру специалисту по охране труда, не предоставив ему необходимых полномочий и не назначив заменяющего работника. Получается единичная точка отказа: сотрудник отсутствует, срок идет, а другой пользователь не может открыть форму или увидеть сообщение территориального органа.

Алгоритм подготовки работодателя к новому порядку

1. Назначьте владельца процесса. Локальным распорядительным документом определите, кто получает отчет, проверяет загрузку сведений во ФГИС СОУТ, готовит декларацию, отправляет ее и контролирует результат.
2. Проверьте учетную запись организации. Убедитесь, что сведения в личном кабинете актуальны, а ответственному и замещающему работникам предоставлен необходимый доступ.
3. Сверьте перечень рабочих мест. Сопоставьте отчет о СОУТ, штатное расписание, фактические должности, номера рабочих мест и признаки аналогичности.
4. Исключите недекларируемые места. Проверьте применимость части 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ, включая пенсионные списки и основания предоставления гарантий и компенсаций.
5. Подтвердите наличие отчета во ФГИС СОУТ. Проверка должна охватывать не только отчет в целом, но и рабочие места, которые планируется включить в декларацию.
6. Зафиксируйте начало срока. Внесите дату загрузки результатов во ФГИС СОУТ в календарь контроля и рассчитайте предельную дату подачи.
7. Заполняйте форму по первичным данным. Не используйте старую декларацию как единственный источник. Названия и реквизиты переносите из актуального отчета и учетных документов.
8. Проведите контрольную проверку. Желательно разделить роли: один работник заполняет форму, другой сверяет ее с отчетом и перечнем исключений.
9. Сохраните подтверждение отправки. Электронная квитанция, дата и идентификатор обращения должны войти в комплект документов по СОУТ.
10. Контролируйте два результата. В течение десяти рабочих дней отслеживайте возможное уведомление об отказе, а затем проверьте появление и статус декларации в реестре.

Для организаций со сложной структурой полезно провести внутреннюю проверку процесса по принципу «от рабочего места к реестру»: карта СОУТ → отчет → ФГИС СОУТ → электронная декларация → сообщение портала → запись в реестре. Такой маршрут быстрее выявляет разрыв данных, чем формальная проверка наличия отдельных документов.

Что делать, если декларацию не приняли

Первое действие — установить, к какому из четырех законных оснований относится отказ. Ограничиваться повторной отправкой той же формы не следует: если причина находится в отчете, составе рабочих мест или ФГИС СОУТ, повторная декларация воспроизведет исходную ошибку.

• При недостоверности данных нужно сопоставить каждое спорное поле с отчетом о СОУТ и регистрационными сведениями работодателя.
• При включении рабочего места из пенсионного списка или места с гарантиями и компенсациями его необходимо исключить из декларируемого состава, если отказ обоснован.
• При отсутствии отчета во ФГИС СОУТ следует связаться с проводившей спецоценку организацией и подтвердить корректное внесение сведений.
• После устранения причины декларацию можно подать повторно: пункт 8 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России № 406н, сохраняет такое право работодателя.

Реалистичный сценарий: комиссия утвердила отчет, исполнитель сообщил о его передаче в систему, а специалист сразу сформировал декларацию. Электронная проверка не обнаружила соответствующий отчет и последовал отказ. Причина возникла не на этапе декларирования, а раньше — работодатель не предусмотрел контроль фактического появления сведений во ФГИС. Эффективная мера здесь не дополнительная инструкция по заполнению формы, а обязательная точка проверки между загрузкой отчета и началом декларирования.

Как обновить локальный порядок работы с СОУТ

Даже если отдельное положение о подаче деклараций в организации не утверждалось, изменения нужно отразить в распределении обязанностей и рабочих формах. Внутренние документы должны устанавливать исполнителя, заместителя, источники проверяемых сведений, контрольные сроки, место хранения электронных подтверждений и порядок действий после отказа.

В локальный чек-лист разумно включить следующие строки: номер рабочего места; подразделение; профессия или должность; итоговый класс условий труда; результат идентификации факторов; признак аналогичности; наличие пенсионного основания; наличие гарантий и компенсаций; дата внесения отчета во ФГИС СОУТ; предельная дата подачи; дата отправки; идентификатор обращения; результат проверки реестра.

Если действующие положения, приказы и контрольные формы не связывают СОУТ с электронным документооборотом, потребуется их точечная актуализация. При комплексном пересмотре документации по охране труда важно не создавать изолированный регламент: порядок декларирования должен быть согласован с обязанностями комиссии по СОУТ, кадровой службы и администратора учетной записи организации.

Практический вывод

До 1 марта 2027 года работодатель вправе пользоваться действующими каналами подачи, но уже сейчас целесообразно строить процесс под будущую электронную модель. Главная подготовительная задача — не просто получить доступ к Госуслугам, а обеспечить совпадение сведений в отчете, ФГИС СОУТ, кадровых документах и электронной декларации.

Минимальный контрольный набор включает четыре действия: проверить полномочия пользователей портала, исключить рабочие места из части 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ, подтвердить наличие отчета во ФГИС СОУТ и организовать наблюдение за сообщениями и реестром после отправки. Если эти точки контроля встроены в процесс, переход на новый канал не должен создавать авральной нагрузки.

Использованные нормативные акты:

• Федеральный закон от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».
• Приказ Минтруда России от 17 июня 2021 года № 406н «О форме и Порядке подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, Порядке формирования и ведения реестра деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда».
• Приказ Минтруда России от 10 июня 2026 года № 246н «О внесении изменений в приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 17 июня 2021 года № 406н».

А в вашей организации уже определили, кто будет подавать декларации СОУТ через Госуслуги и контролировать сообщения об отказе?