Допустимо ли проводить проверку знаний по охране труда дистанционно с частичным подписанием протокола?

Дистанционное проведение проверки знаний с использованием видеоконференцсвязи разрешено пунктом 66 Постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Однако оформление результатов такой проверки должно соответствовать строгим требованиям к протоколу. Согласно пункту 93 ПП-2464, протокол проверки знания требований охраны труда подписывается председателем (заместителем председателя) и всеми членами комиссии. Закон допускает ведение протокола в электронном виде с использованием электронной подписи или иного способа идентификации личности, соответствующего законодательству РФ. Предложенная схема (подписание части протокола оригиналом, а части — на распечатанной скан-копии) создаёт юридически неполноценный документ, так как скан-копия не является ни оригиналом, ни надлежаще оформленным электронным документом.

Следует учитывать, что раздельное подписание документа разными лицами на разных материальных носителях (бумажный оригинал и распечатанная копия) не создаёт единый юридический документ, что нарушает требования пунктов 91-93 ПП-2464.

Как законодательство регулирует дистанционную проверку знаний по охране труда

Дистанционная проверка знаний разрешена при условии, что она является частью обучения с использованием дистанционных технологий, а оформление результатов соответствует требованиям к протоколу.

Пункт 66 Постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 прямо допускает проведение обучения по охране труда с применением дистанционных технологий. Поскольку проверка знаний является неотъемлемой частью обучения (пункт 68 ПП-2464), она также может проводиться дистанционно, в том числе с использованием видеоконференцсвязи. При этом работодатель должен обеспечить:

• идентификацию личности работника, проходящего проверку;
• контроль самостоятельности выполнения заданий;
• соответствие процедуры требованиям законодательства.

Для организаций с удалёнными подразделениями (как в вопросе) это оптимальное решение. Однако технология проведения экзамена не отменяет требований к оформлению его результатов — протоколу проверки знаний.

Необходимо подчеркнуть, что дистанционная проверка не освобождает от необходимости создания комиссии по проверке знаний в соответствии с пунктом 72 ПП-2464. Все члены комиссии должны быть назначены приказом работодателя и пройти соответствующее обучение.

Какие требования предъявляются к оформлению протокола проверки знаний

Протокол должен быть единым документом: бумажным с оригинальными подписями или электронным с электронными подписями всех членов комиссии и работника.

Требования к протоколу установлены разделом IX ПП-2464:

1. 1Протокол оформляется по результатам проверки знаний (пункт 91 ПП-2464).
2. 2В протоколе указывается подпись работника, прошедшего проверку (пункт 92 ПП-2464).
3. 3Протокол подписывается председателем (заместителем председателя) и всеми членами комиссии (пункт 93 ПП-2464).
4. 4Допускается ведение протокола в электронном виде с использованием электронной подписи или иного способа идентификации личности в соответствии с законодательством РФ.

Предложенный в вопросе порядок (подписание работником и одним членом комиссии бумажного оригинала на месте, а остальными членами комиссии — распечатанной скан-копии в администрации) нарушает эти требования:

• Распечатанная скан-копия не является ни оригиналом документа, ни электронным документом.
• Подписи на разных экземплярах документа не создают юридически значимый единый протокол.
• Способ идентификации членов комиссии, подписывающих скан-копию, не соответствует законодательству об электронной подписи.

Особое внимание следует уделить тому, что скан-копия протокола с оригинальными подписями части лиц не имеет юридической силы как документ, подтверждающий прохождение проверки знаний.

Как организовать электронный документооборот при проверке знаний

Через использование квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи всеми участниками процесса в соответствии со статьёй 22.3 ТК РФ.

Для законного оформления дистанционной проверки знаний работодатель может:

1. 1Принять решение о введении электронного документооборота (статья 22.2 ТК РФ) через локальный нормативный акт с учётом мнения профсоюза.
2. 2Определить виды электронных подписей для подписания протоколов проверки знаний в соответствии со статьёй 22.3 ТК РФ:
3. 3Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
4. 4Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) при условии соглашения о порядке её проверки;
5. 5Простая электронная подпись (ПЭП) — только если соглашением сторон установлены правила идентификации подписанта и требования к конфиденциальности ключа.
6. 6Обеспечить всех членов комиссии и работников выбранным видом электронной подписи.
7. 7Оформлять протокол проверки знаний в электронной форме с применением ЭП.

Этот подход соответствует пункту 93 ПП-2464 и исключает необходимость физической передачи бумажного документа между удалёнными объектами.

Стоит отметить, что для протоколов проверки знаний (которые не относятся к перечню документов из части 1 статьи 22.3 ТК РФ) может использоваться простая электронная подпись при наличии соглашения, определяющего правила идентификации подписанта.

Как правильно подписать протокол при дистанционной проверке знаний

Все члены комиссии и работник должны подписать один экземпляр протокола: либо бумажный оригинал, либо электронный документ с ЭП. При дистанционном формате оптимально использование электронного протокола.

Порядок действий при электронном оформлении:

1. 1Провести проверку знаний с использованием видеоконференцсвязи.
2. 2Оформить протокол в электронной форме.
3. 3Направить электронный протокол:
4. 4работнику для подписания электронной подписью;
5. 5всем членам комиссии (включая председателя) для подписания электронной подписью.
6. 6После получения всех подписей сохранить протокол в информационной системе работодателя.

Если используется бумажный носитель:

1. 1Провести проверку знаний дистанционно.
2. 2Оформить бумажный протокол на месте проведения проверки (где находится работник).
3. 3Работник и присутствующий член комиссии подписывают протокол.
4. 4Оригинал протокола направляется в администрацию предприятия для подписания остальными членами комиссии (курьером или почтой).
5. 5После получения всех подписей протокол хранится у работодателя.

Примите во внимание, что при использовании бумажного протокола все подписи должны стоять на одном оригинале документа. Рассылка копий для подписания недопустима.