Что делать при утере документов по охране труда?

Утеря документов по охране труда (журналов инструктажей, протоколов проверки знаний, приказов о допуске к работе) не освобождает работодателя от обязанности обеспечивать безопасность труда. Требования к обучению установлены ТК РФ ст. 219 и Правилами обучения по охране труда, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 (ПП-2464). Поскольку законодательство не содержит специального порядка восстановления утраченных документов, работодатель должен:

1. 1Зафиксировать факт утери актом.
2. 2Провести повторное обучение и инструктажи.
3. 3Оформить новые документы.

Проведение внепланового вводного инструктажа вместо повторного не соответствует требованиям ПП-2464 п. 12-17 — утеря документов не является основанием для внепланового инструктажа. Повторный инструктаж проводится в обычном порядке не реже одного раза в 6 месяцев (ПП-2464 п. 14).

Как соблюсти требования охраны труда при невозможности восстановления документов

Путем проведения повторных инструктажей и проверки знаний с оформлением новых журналов, протоколов и приказов.

Работодатель обязан обеспечить наличие документов, подтверждающих прохождение работниками обучения по охране труда (ПП-2464 п. 3.1). При невозможности восстановления утраченных документов необходимо:

• Провести повторный инструктаж на рабочем месте для всех работников (ПП-2464 п. 14).
• Организовать проверку знания требований охраны труда с оформлением нового протокола (ПП-2464 п. 72).
• Издать приказ о допуске к самостоятельной работе на основании новых документов.

Документы оформляются на бумажных носителях — электронный кадровый документооборот для таких документов не допускается (ПП-2464 п. 3.1). Если первоначальное обучение проводила сторонняя организация, можно запросить у нее копии протоколов проверки знаний.

Следует учитывать, что повторное обучение и проверку знаний необходимо провести в максимально короткие сроки после обнаружения утери документов.

Можно ли провести внеплановый инструктаж вместо повторного

Нет, в данной ситуации проводится повторный инструктаж, а не внеплановый.

Внеплановый инструктаж проводится только в случаях, прямо предусмотренных ПП-2464 п. 17:

• при изменении нормативных требований охраны труда;
• после аварий или несчастных случаев;
• по требованию контролирующих органов;
• при перерывах в работе более 60 дней (для работ с вредными условиями) или 30 дней (для остальных работ).

Утеря документов не входит в перечень оснований для внепланового инструктажа. Поэтому работодатель должен провести повторный инструктаж, который осуществляется не реже одного раза в 6 месяцев (ПП-2464 п. 14). Для вновь оформляемых документов датой проведения инструктажа будет фактическая дата его повторного проведения.

Необходимо подчеркнуть, что ошибочное оформление внепланового инструктажа вместо повторного может быть расценено как нарушение порядка обучения при проверке ГИТ.

Как оформить повторные протоколы проверки знаний и допуски к работе

Провести внеочередную проверку знаний и издать новый приказ о допуске к самостоятельной работе.

Порядок оформления:

1. 1Создать комиссию по проверке знаний требований охраны труда в составе не менее трех человек, прошедших обучение по программам повышения квалификации (ПП-2464 п. 72).
2. 2Провести проверку знаний всех работников, оформляя результаты протоколом по форме, утвержденной работодателем.
3. 3На основании протокола издать приказ о допуске работников к самостоятельной работе.

Протокол должен содержать (ПП-2464 п. 3.1):

• дату проведения проверки;
• ФИО и должности членов комиссии;
• ФИО и должности проверяемых работников;
• результаты проверки.

Приказ о допуске к самостоятельной работе издается в произвольной форме с указанием даты допуска и оснований (реквизитов протокола).

Особое внимание следует уделить тому, что если работник не прошел проверку знаний, его необходимо отстранить от работы до успешной повторной проверки (ТК РФ ст. 76).

Каков порядок восстановления документов по охране труда

Составить акт об утере, провести повторное обучение и оформить новые документы.

Пошаговый алгоритм для работодателя:

1. 1Составить акт об утере документов с указанием перечня утраченных документов и обстоятельств утери. Акт подписывается комиссией из не менее трех работников, назначенных приказом.
2. 2Провести повторный инструктаж на рабочем месте для всех сотрудников с регистрацией в новом журнале инструктажей.
3. 3Организовать внеочередную проверку знаний требований охраны труда с оформлением протокола.
4. 4Издать приказы о допуске работников к самостоятельной работе на основании новых протоколов.
5. 5Запросить копии протоколов у обучающей организации (если обучение проводилось сторонней организацией).

Журналы регистрации инструктажей ведутся по форме, утвержденной работодателем, и должны содержать (ПП-2464 п. 3.1):

• дату проведения;
• ФИО инструктируемого;
• вид инструктажа;
• ФИО инструктирующего;
• подписи участников.

Стоит отметить, что новые документы должны быть оформлены в максимально короткие сроки для минимизации рисков при проверках.